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Modelo concepual de descripción archivística

A finales de 2012, el Consejo Internacional de Archivos (ICA) constituye el Grupo de Expertos en Descripción Archivística (EGAD) y le encarga la realización de un modelo conceptual de descripción archivística basado en las cuatro normas del ICA (ISAD, ISAAR, ISDF, ISDIAH).

El modelado conceptual es una técnica formal para la representación de los principales conceptos y relaciones en un ámbito dado de conocimiento. La EGAD tiene como mandato desarrollar un modelo de datos conceptual para la descripción archivística que identifique y defina los componentes esenciales de la descripción archivística y sus interrelaciones con el fin de promover el entendimiento internacional común, facilitar el desarrollo de la próxima generación de sistemas de archivo descriptivos, una mayor colaboración regional, nacional e internacional, y promover la colaboración con las comunidades del patrimonio cultural aliadas.

La comunidad archivística debe desarrollar un modelo conceptual que aborde los principios y las necesidades de los archiveros, refleje los principios básicos que sustentan la descripción archivística y responda a los desafíos que enfrenta actualmente la profesión. Los materiales de archivo no nacen como materiales culturales, sino que son resultado del desarrollo de las tareas desarrolladas por personas, familias o instituciones. La sucesión de los documentos de archivo generados por un productor proporcionan información de las actividades realizadas, reflejan el ambiente contexto en el que fueron creados y presentan conexiones entre ellos. La protección de estas características propias del documento de archivo es la labor del archivero.

Un resultado de este trabajo es el documento Hacia un Modelo Conceptual Internacional de Descripción Archivística: Un informe preliminar del Grupo de Expertos en Descripción Archivística del Consejo Internacional de Archivos (GUEGUEN, 2013).

En noviembre de 2013, EGAD celebra su primera reunión en Bruselas y establece tres líneas de trabajo principales:

  • La declaración de principios y vocabulario.
  • El modelo conceptual.
  • Una ontología expresada en OWL (W3C Lenguaje de Ontologías Web).

Se plantea que para 2016 se publicará el modelo conceptual archivístico definitivo como documento formal, incluyendo el texto y diagramas, así como la representación formal en OWL.

Para el desarrollo del modelo conceptual se partió del análisis de modelos preexistentes, uno de ellos el modelo español:

En 2012, la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística había presentado el documento Modelo Conceptual de Descripción Archivística y Requisitos de Datos Básicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones (CNEDA, 2012) en el que desarrollaba la primera parte, referida a los distintos tipos de entidad, y la segunda, en la que se detallaban las relaciones que se establecían entre las entidades.

En el modelo CNEDA se establece una clara distinción entre las tres “dimensiones” en las que se basa el trabajo de los archiveros:

  • El “mundo real”, el mundo compartido por todos, que puede ser conceptualizado y entendido desde perspectivas múltiples, tanto formales como informales.
  • El “modelo conceptual del mundo real” basado en una perspectiva específica, la perspectiva archivística.
  • Las normas que especifican los requisitos de los datos de los sistemas que representan fenómenos del mundo real basadas en el modelo conceptual.

El modelo conceptual se basa en seis tipos de entidades. Estas entidades archivísticas existen de manera independiente en un sistema de descripción archivística, pero es a través de la interrelación que se establece entre ellas como se enriquece el sistema, proporcionando información de los documentos de archivo y del contexto de su creación, organización y custodia:

  • Los documentos de archivo, que constituyen el tipo principal de entidad de los sistemas de descripción archivística.
  • Los agentes, cuyas descripciones explican el contexto de los documentos de archivo (instituciones, personas, familias)
  • Las funciones, actividades, etc. llevadas a cabo por los agentes de archivo.
  • Las normas de cualquier clase que regulan las entidades incluidas en el modelo.
  • Los lugares relacionados de un modo u otro con los documentos de archivo.
  • Las materias, denominadas Concepto, Objeto o Acontecimiento relacionadas con los documentos de archivo.

Los requisitos de los datos de los sistemas:

  • Estructura de los datos: Elementos y subelementos; índice de frecuencia, si es único o repetible; si es obligatorio, opcional o condicionado.
  • Contenido de los datos: Tipos de datos a consignar, formalización de datos, fuentes de información a utilizar.
  • Salida de datos: Presentación en pantalla o en salida impresa la información introducida; codificación de la información almacenada en un sistema, desde un punto de vista estructural y semántico, a través de diferentes sistemas de metadatos (EAD, EAC, MARC21, Dublin Core, etc), para que pueda ser adecuadamente procesada en otro sistema de información.

En enero de 2016 la comisión española ha publicado el borrador de la Tercera Parte del Modelo Conceptual (CNEDA, 2016), destinada a la identificación de los atributos de los tipos de entidad: documentos de archivo, agentes, funciones; y de los atributos de las relaciones entre entidades.

Mercedes Jiménez Bolívar. 2016.


Archivo fotográfico histórico de la Universidad de Málaga. Descripción de los fondos fotográficos históricos [en linea]. http://archivocti.uma.es/weblog/2015/08/21/Descripcion-fondos-fotograficos/ [Consulta: 1 de mayo 2016].

CNEDA: Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística. Modelo Conceptual de Descripción Archivística y Requisitos de Datos Básicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones.

Parte 1: Tipos de entidad. Parte 2: Relaciones. Ministerio de Educación, Cultura, y Deporte,  18-01-2012. http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDA_MCDA_P1_P2_20120618.pdf [Consulta: 4 de noviembre 2014].

– Parte 3: Atributos. Borrador de la CNEDA. Ministerio de Educación, Cultura, y Deporte, 15-01-2016. http://www.mecd.gob.es/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/cneda/documentacion/MCDA-P3–15-01-2016-_borradorIP/MCDA-P3%20%2815-01-2016%29_borradorIP.pdfP1_P2_20120618.pdf [Consulta: 1 de mayo 2016].

EGAD: The Expert Group on Archival Description [en línea]. http://www.ica.org/13799/the-experts-group-on-archival-description/about-the-egad.html [Consulta: 4 de noviembre 2014].

GUEGUEN, G.; MARQUES DA FONSECA, V.M.; PITTI, D.V.,SIBILLE DE GRIMOÜARD, C. “Hacia Un Modelo Conceptual Internacional de Descripción Archivística: Un informe preliminar del grupo de expertos en Descripción Archivística del Consejo Internacional de Archivos”. Métodos de información. MEI II Época, Vol. 4, nº, 7, 2013, p.155-172. http://www.metodosdeinformacion.es/mei/index.php/mei/article/viewFile/IIMEI4-N7-155172/789 [Consulta: 4 de noviembre 2014].

ICA: International Council Archives [en línea]. http://www.ica.org [Consulta: 4 de noviembre 2014].

ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias [en línea] / [Versión española de Elena Cortés Ruiz y Blanca Desantes Fernández]. 2ª ed. Consejo Internacional de Archivos, 2004. http://www.mcu.es/archivos/docs/isaar.pdf [Consulta: 4 de noviembre 2014].

ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística [en línea] / [versión española de Asunción de Navascués Benlloch; en colaboración con María Dolores Carnicer Arribas, Blanca Desantes Fernández y Guadalupe Moreno López]. 2ª ed. Estocolmo, Suecia: Consejo Internacional de Archivos, 1999. http://www.mcu.es/archivos/docs/isad.pdf [Consulta: 4 de noviembre 2014].

ISDIAH: Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo [en línea] / [Versión española de Blanca Desantes Fernández]. 1º ed. London, Reino Unido: Consejo Internacional de Archivos, 2008. http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDIAH_ESP.pdf [Consulta: 4 de noviembre 2014].

ISDF: Norma Internacional para la descripción de funciones [en línea] / [Traducción española del texto original en inglés elaborada por Beatriz Franco y Abelardo Santamaría]. 1º ed. Dresde, Alemania: Consejo Internacional de Archivos, 2007. http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/recursos-profesionales/normas-archivisticas/ISDF_ESP_definitiva.pdf [Consulta: 4 de noviembre 2014].

Noy, Natalya F. and Deborah L. McGuinness. Ontology Development 101: A Guide to Creating Your First Ontology [en línea]. Stanford: Stanford University. http://protege.stanford.edu/publications/ontology_development/ontology101.pdf [Consulta: 23 de mayo 2016]

Interoperabilidad

La  normativa de gestión de documentos  en el ámbito español nos explica que la interoperabilidad es la capacidad de los sistemas de información y de los procedimientos a los que éstos dan soporte de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.

El Esquema Nacional de Interoperabilidad se establece en el artículo 156, apartado 1, de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que sustituye al apartado 1 del artículo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), regulado por el Real Decreto 4/2010 , de 8 de enero, establece el conjunto de criterios y recomendaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las AA.PP. para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad. Las normas técnicas de interoperabilidad previstas en su disposición adicional primera desarrollan ciertos aspectos concretos.

El ENI se encuentra alineado con la Estrategia Europea de Interoperabilidad (pdf) y el Marco Europeo de Interoperabilidad. Tanto el ENI, como sus normas técnicas de interoperabilidad, contemplan de manera sistemática el enlace con instrumentos equivalentes del ámbito europeo.

Documentos de Interés

Interoperabilidad

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio.html#.WACr9YXCNCJ

Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI):

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Esquema_Nacional_de_Interoperabilidad.html#.WACtQYXCNCI

Normas Técnicas de Interoperabilidad (ENI):

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#.WACsqYXCNCI

Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE).

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/Esquema_de_metadatos_e-EMGDE-Publicacion_oficial-2012.pdf

Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas – Modelo de Codificación y Manual de Atributos de Información.

http://administracionelectronica.gob.es/es/ctt/dir3

Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares.

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#CATALOGOESTANDARES

Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico.

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#DOCUMENTOELECTRONICO

Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos.

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#DIGITALIZACIONDOCUMENTOS

Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico.

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#EXPEDIENTEELECTRONICO

Guía de aplicación de la Norma Técnica de Política de Firma Electrónica y de certificados de la Administración.

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#POLITICAFIRMA

Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Relación de modelos de datos.

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#RELACIONMODELOS

Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos.

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#POLITICAGESTION

Modelo de política de gestión de documentos electrónicos. Ejemplos.

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico/pae_Politica_de_gestion_de_documentos_electronicos.html#.WADEs4XCNCJ

Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Requisitos de conexión a la red de comunicaciones de las Administraciones Públicas españolas.

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#REQUISITOSCONEXION

Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos.

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#COPIADOAUTENTICO

Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales.

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#INTERCAMBIOASIENTOS

Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Reutilización de recursos de información.

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#REUTILIZACIONRECURSOS

Guías de implantación del Esquema Nacional de Seguridad

https://www.ccn-cert.cni.es/publico/seriesCCN-STIC/series/800-Esquema_Nacional_de_Seguridad/804-Medidas_de_implantacion_del_ENS/804_medidas_de_implantacion_del_ens.pdf

Manual de usuario de esquemas XML para intercambio de documentos electrónicos y expedientes electrónicos.

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#DOCUMENTOELECTRONICO

Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE). Ejemplo de aplicación

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#POLITICAGESTION

Plan de Direccionamiento e Interconexión de Redes en la Administración.

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/Otros/Generales/20111025_Plan_Direccionamiento_r_20121126.pdf

Política de firma electrónica y de certificados de la AGE.

http://administracionelectronica.gob.es/es/ctt/politicafirma

XSD del mensaje de intercambio de SICRES 3.0.

http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento-e/SICRES3_INTERCAMBIO_APL.xsd

XSD del mensaje de control de SICRES 3.0.

http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento-e/SICRES3_MENSAJE_APL.xsd

Declaración de conformidad con el Esquema Nacional de Interoperabilidad

Evolución normativa de la gestión de los documentos en el ámbito español

La evolución normativa de la gestión de los documentos electrónicos en el ámbito estatal ha sido paralela al desarrollo de la Administración electrónica.

1992

Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1992-26318

2002

Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico.

https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2002-13758

Real Decreto 1164/2002 de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2002-22192

2003

Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.

http://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/l59-2003.html

2007

Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP).

http://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/l11-2007.html

Vigente desde 18/Septiembre/2014 hasta 2/Octubre/2016. Absorbida y puesta al día por la ley 39/2015.

Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público.

http://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/l30-2007.html

Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información (LISI).

http://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/l56-2007.html

Como consecuencia de la Ley 11/2007 fueron dos reales Decretos que regularon sendos esquemas técnicos:

2010

Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.

http://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2010-1330

Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) en el ámbito de la Administración Electrónica.

Especialmente interesante para la conservación de los documentos electrónicos. El ENI se ha desarrollado mediante un conjunto de normas técnicas, que definen de forma muy concreta el marco de gestión y preservación de la documentación electrónica en el sector público español.

http://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2010-1331&p=20111108&tn=0

2011

Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico.

BOE-A-2011-13169. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13169

Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos.

BOE-A-2011-13168. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13168

Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico.

BOE-A-2011-13170. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13170

Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad Política de Firma Electrónica y de certificados de la Administración.

BOE-A-2011-13171. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13171

Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Requisitos de conexión a la red de comunicaciones de las Administraciones Públicas españolas.

BOE-A-2011-13173. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13173

Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos.

BOE-A-2011-13172. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13172

Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales.

BOE-A-2011-13174. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13174

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-18541

2012

Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos.

BOE-A-2012-10048. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10048

Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Protocolos de intermediación de datos.

BOE-A-2012-10049. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10049

Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Relación de modelos de datos.

BOE-A-2012-10050. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10050

Resolución de 3 de octubre de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares.

BOE-A-2012-13501. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-13501

2013

Resolución de 19 de febrero de 2013 (BOE de 4 de marzo), de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Reutilización de recursos de la información.

BOE-A-2013-2380. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2013-2380

2015

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

https://www.boe.es/boe/dias/2015/10/02/pdfs/BOE-A-2015-10565.pdf

Una aportación de gran trascendencia es la obligación de cada Administración de mantener un archivo electrónico único para la documentación de los procedimientos finalizados, así como adoptar las medidas necesarias (por ejemplo migraciones) para mantener los documentos en formatos legibles y de autenticidad verificable.

Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-10566&p=20151002&tn=2

http://noticias.juridicas.com/actualidad/noticias/10539-contenido-y-novedades-de-la-ley-40-2015-de-1-de-octubre-de-regimen-juridico-del-sector-publico/

 

Fotografía y organización archivística

Organizar conjuntos fotográficos requiere de la cooperación mutua entre fotógrafos y archiveros. Detrás de la fotografía y de los archivos hay profesionales que saben hacer su trabajo. Desde el punto de vista del fotógrafo, no cabe duda de que organiza su trabajo y procura hacerlo de manera eficiente; tendría también que saber que existen sistemas normalizados de organización que son aplicados rigurosamente por profesionales en las instituciones de archivo.

El destino final de muchos archivos fotográficos es una institución con capacidad para gestionar la conservación a largo plazo de documentos que constituyen la memoria colectiva. Plantear que la organización de un archivo se inicie en el momento de la producción fotográfica implicaría tener un largo camino ya recorrido: el fotógrafo tendría la certeza de que la institución que recoja el archivo va a ser capaz de comprender los lazos de unión que existen entre él y sus fotografías y se ahorraría el coste innecesario que supone pensar cada uno cómo organizar sus fotografías. El archivero no se encontraría, ante la llegada de documentos fotográficos,  con la necesidad de tratar y conservar un material que, en ocasiones, no entiende. Un material diverso que abarca la mayoría de las veces muchos elementos individuales. Los documentos de un conjunto fotográfico son siempre muchos más de los que se pueden haber utilizado y presentado en un trabajo final. Por qué, nos podríamos preguntar: porque la producción de estos materiales es cara, porque la apariencia de las cosas va cambiando a lo largo del tiempo, con lo cual nada mas hacerse se convierte en histórico e irrepetible, porque se seleccionaron unos pero igual podían haber sido otros, porque a lo mejor para un trabajo posterior servirían esos detalles… El fotógrafo sí sabría responder a por qué había guardado esos materiales, pero es muy difícil que el archivero pueda, siquiera, aproximarse. Estos documentos se organizaron, probablemente, por su fecha de creación y por las actividades a las que respondían. Lo que sí sabe el archivero es que son evidencia de un momento histórico o cultural que ya ha pasado y debe conservarlos.

Es difícil entender, a priori, la fotografía si no eres fotógrafo, porque la fotografía es un lenguaje sin texto, solo visual. Elementos como el encuadre, la iluminación, la nitidez son parte de la información visual. Pero además del contenido icónico, hay que considerar al objeto fotográfico en su completitud y conocer sus necesidades de manipulación, instalación, conservación y descripción, que la mayoría de las veces son específicas de este tipo de materiales. Plantear la difusión del archivo fotográfico precisa, a su vez, de actividades de análisis, selección, procesado digital y publicación en las que contar con fotógrafos es absolutamente imprescindible.

Ante una fotografía, hay que analizar qué papel ejerció en la vida del productor del fondo al que pertenece y cómo se encuentra relacionada con el conjunto de las fotografías que la rodean. Inmediatamente después, qué otros documentos del archivo, realizados en otro tipo de soporte, son también evidencia de la misma actividad realizada por el productor. Si nos paramos a reflexionar, veremos que lo que tenemos que plantearnos es la manera de acercarnos al archivo y no al archivo fotográfico. Incluso en aquellas instituciones donde los materiales fotográficos son los principales tipos documentales, hay relacionados otros documentos de archivo: encargos de trabajo, facturaciones, listados, índices, etc. Todos juntos constituyen el archivo y es dentro de este archivo donde pueden y deben interpretarse las fotografías. Estaríamos más cerca, como dijo Joan Boadas en la conferencia inaugural del I Congreso Internacional de Documentación Fotográfica, de “estimar que aquello que recibe la consideración de patrimonio fotográfico no se limita exclusivamente a los materiales negativos, positivos o electrónicos, sino que incluye también toda aquella documentación contextual que ayuda a comprender su proceso de creación y producción, su significación y su valía” (BOADAS, 2014).

No cabe duda de que el archivo de un estudio fotográfico tiene en las fotografías su elemento de mayor valor. Y hay que decir que muchas veces termina siendo el único, porque el resto se hace desaparecer antes de que el fondo sea depositado en una institución de archivo. Incluso en estos casos, la fotografía aporta un valor incalculable para la comprensión del contexto de realización de las imágenes. Porque las fotografías nos permiten ver hoy lo que en un momento anterior alguien quiso que quedara reflejado en una imagen. Una sucesión amplia de reportajes fotográficos realizados a lo largo del tiempo nos permite saber cómo ha ido evolucionando una ciudad, qué tipo de reportajes eran los que se solicitaban, quiénes eran los clientes del estudio… sencillamente porque se puede ver. En estos casos es cuando el archivero tiene que ser más cauteloso: el orden original es precario, no hay documentos textuales que apoyen el sistema de trabajo, se trata de documentos frágiles que necesitan de una ágil intervención para asegurar su supervivencia; todo es cierto, pero las fotografías están de alguna manera unidas, aún en un aparente desorden, y es esa unión la que hay que respetar. Porque el estudio precisaba una organización y, probablemente, si se ha convertido en un caos no ha sido porque no existiera orden en el origen, sino por las manipulaciones posteriores a las que se ha visto expuesto.

Hay información de contexto que solo está en la manera de relacionarse el fotógrafo con sus fotografías. Esta información debería quedar reflejada, de alguna manera, en el momento del depósito del fondo en una institución de archivo. En un archivo fotográfico la relación entre el documento de archivo y su productor, sobre todo si se trata del fondo generado por un fotógrafo o una sucesión de fotógrafos, es más que estrecha. La importancia de la figura del fotógrafo radica en que es el, con la guía del archivero, quien debe ir contando la historia que refleje textualmente el proceso de la formación del archivo.

El acercamiento de un investigador a un archivo fotográfico puede hacerse de dos maneras: para investigar la formación del fondo documental, o con interés de buscar un determinado contenido icónico. La finalidad del primer investigador coincide con la de la institución que ha recibido este archivo como legado. La finalidad del segundo es el último eslabón de la descripción archivística y el objetivo al que se aspira en la creación de un archivo digital: la creación del catálogo, la digitalización de los documentos y su publicación a través de medios de alcance global. Todo un reto, sí.

BOADAS I RASET, Joan. “Patrimonio fotográfico. Propuesta para una gestión eficaz”. Del artefacto mágico al pixel. Estudios de fotografía [on line]. I Congreso Internacional de Documentación Científica. Jornadas Fadoc. Nº 13 (2014). p.18-23.

Organización de archivos. Cooperación internacional

Hasta el momento actual, son múltiples los esfuerzos que se vienen realizando en materia de cooperación nacional e internacional por organismos internacionales y nacionales: Consejo Internacional de Archivos (ICA), instituciones nacionales: Ministerio de Cultura, gobiernos autonómicos, archivos locales y profesionales de la documentación y de la información para conseguir que los fondos archivísticos entren de lleno en la nueva era en la que ya estamos inmersos de la sociedad del conocimiento. Si bien todas las sociedades se han basado en el conocimiento y fundamentalmente en la transmisión de este, ahora nos encontramos en un momento en que ha adquirido dimensiones globales.

Se han desarrollado herramientas basadas en las tecnologías de la información y la comunicación que permiten que los documentos que se atesoran en cualquier rincón del planeta puedan ponerse a disposición de una comunidad global de usuarios.

Una actuación pionera en España ha sido el proyecto PARES: Portal de Archivos Españoles, desarrollado por el Ministerio de Cultura. Pone a disposición de los catalogadores de los archivos gestionados por el Ministerio de Cultura una herramienta en línea para la descripción de los archivos y para los usuarios una herramienta de consulta que permite el acceso a la información a través de navegadores web. En este portal se pueden consultar fondos fotográficos, como el archivo del Estudio Fotográfico Alfonso, dependiente del Archivo General de la Administración (AGA).

A nivel europeo, se ha llevado a cabo el proyecto APEx, Portal Europeo de Archivos, y EUROPEANA, red de bibliotecas digitales. APEx continua la labor de APEnet, una red de mejores prácticas apoyada por la Comisión Europea, cuyo objetivo ha sido construir un Portal Europeo de Archivos. El programa EUROPEANA, dentro de la iniciativa de bibliotecas digitales, desarrollada por el área de sociedad de la información de la Comisión Europea, tiene como objetivo ser un punto común de acceso a los fondos de las bibliotecas, archivos y museos de toda Europa.

Organización de archivos digitales

La organización internacional para la estandarización (ISO) inició el camino hacia la normalización de la gestión de las organizaciones en la última década del siglo XX, con el objetivo de aplicar buenas prácticas en la gestión de las organizaciones.

Cualquier sistema de gestión de una organización persigue la consecución de las metas de la organización, estableciendo una política y unos objetivos, adoptando planes para conseguirlos y estableciendo un método de evaluación y mejora continua.

En todas las normas se recoge la necesidad de gestión de los documentos, ya que en todas las organizaciones la creación y organización de documentos es parte integral de su actividad.

Un sistema de gestión documental establece los requisitos que se deben cumplir desde el momento de la producción del documento hasta su archivo y conservación definitiva, migración, emulación o cualquier otra finalidad a la que deba ser destinado. 

En 2011 surge la serie de normas ISO-30300 en la idea de establecer un sistema de gestión documental (SGD) que ayude a las organizaciones en la implantación de los otros sistemas de gestión. No obstante, la publicación de normas ISO-UNE de gestión documental se había iniciado en el año 2001 con la redacción de la primera norma: ISO 15489 -parte 1 y parte 2- de gestión de documentos. 

Un sistema de descripción archivística es un sistema de información orientado al control intelectual de los documentos de archivo, tanto en lo que respecta a la descripción por parte del archivero, como en lo referente a la búsqueda y localización por el usuario de los documentos que sean de su interés. Los documentos de archivo no se crean como materiales culturales, sino que son resultado del desarrollo de las tareas desarrolladas por sus productores, sean personas, familias o instituciones. Los documentos de archivo generados por un productor contienen la información utilizada, reflejan el  contexto en el que fueron creados y presentan conexiones entre ellos. 

El Consejo Internacional de Archivos (ICA), a través de su Grupo de Expertos en Descripción Archivística (EGAD), está desarrollando el Modelo Conceptual de Descripción Archivística en el que se integran todas las entidades archivísticas que afectan a la producción del documento y su contexto de creación y gestión.

Hay una línea transversal de desarrollo: el tratamiento del documento electrónico en cuanto a soporte específico conlleva. Si el documento en papel precisaba de unos cuidados para garantizar la autenticidad, su validez y su conservación como documento de archivo, el documento en soporte digital también, teniendo presente que es su inmaterialidad lo que lo hace dependiente de un correcto trazado de la información en metadatos que precisa le acompañe.

En la actualidad, se está dando prioridad al diseño de sistemas de gestión de documentos (SGD) en los que se garantice que los documentos de archivo digitales o digitalizados cumplen desde su nacimiento con las especificaciones necesarias para que puedan conservarse en el tiempo manteniendo sus características físicas y sus funciones.

La fotografía no escapa a ninguna de estas realidades. Estamos en un momento de proceso de avance y cambios en los modos de hacer en relación gestión documental y de los documentos de archivo. Hay que ir aplicando los procedimientos que se vayan consensuando e incorporando lo que la gestión digital nos vaya deparando, que no cabe duda va a ser mucho e interesante.

Mercedes Jiménez Bolívar.

Normas ISO-UNE Gestión Documental

En el año 2001 se redactan las primeras ISO de gestión de documentos: ISO 15489, parte 1 y 2, que se adoptaron como normas UNE en 2006 , que junto con el desarrollo de otras normas de buenas prácticas han puesto las bases para la construcción del Sistema de gestión para los documentos establecido en las Serie 30300:

  • UNE-ISO 15489-1:2006 Vigente

Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades.

  • UNE-ISO/TR 15489-2:2006 Vigente

Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 2: Directrices. (ISO/TR 15489-2:2001)

  • UNE-ISO 16175-1:2012 Vigente

Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para  documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 1: Generalidades y declaración de principios.

  • UNE-ISO 16175-2:2012 Vigente

Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.

  • UNE-ISO 16175-3:2012 Vigente

Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 3: Directrices y requisitos funcionales para documentos en los sistemas de la organización.

  • UNE-ISO 23081-1:2008 Vigente

Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios.

  • UNE-ISO 23081-2:2011 Vigente

Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales.

  • UNE-ISO/TR 23081-3:2012 IN Vigente

Información y documentación. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 3: Método de auto-evaluación.

  • UNE-ISO/TR 26122:2008 IN Vigente

Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.

  • UNE-ISO/TR 13028:2011 IN Vigente

Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos.

Otras normas de buenas prácticas en la gestión de documentos son:

  • UNE-ISO 15836:2011 Vigente

Información y documentación. Conjunto de elementos de metadatos Dublin Core. (ISO 15836:2009)

  • UNE-ISO 19005-1:2008 Vigente

Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).

  • UNE-ISO/TR 15801:2008 IN Vigente

Imagen electrónica. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad.

  • UNE-ISO/TR 18492:2008 IN Vigente

Conservación a largo plazo de la información basada en documentos.

  • UNE-ISO 13008:2013 Vigente

Información y documentación. Proceso de migración y conversión de documentos electrónicos.

  • UNE-ISO/TR 17068:2013 Vigente

Información y documentación. Repositorio de tercero de confianza para documentos electrónicos.

  • ISO 3166-1:2014

Códigos para la representación de los nombres de los países y sus subdivisiones. Parte 1: Códigos de los países. (ISO 3166-1:2013). (Ratificada por AENOR en octubre de 2014.)

  • UNE-ISO 5127:2010 Vigente

Información y documentación. Vocabulario