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Modelo concepual de descripción archivística

A finales de 2012, el Consejo Internacional de Archivos (ICA) constituye el Grupo de Expertos en Descripción Archivística (EGAD) y le encarga la realización de un modelo conceptual de descripción archivística basado en las cuatro normas del ICA (ISAD, ISAAR, ISDF, ISDIAH).

El modelado conceptual es una técnica formal para la representación de los principales conceptos y relaciones en un ámbito dado de conocimiento. La EGAD tiene como mandato desarrollar un modelo de datos conceptual para la descripción archivística que identifique y defina los componentes esenciales de la descripción archivística y sus interrelaciones con el fin de promover el entendimiento internacional común, facilitar el desarrollo de la próxima generación de sistemas de archivo descriptivos, una mayor colaboración regional, nacional e internacional, y promover la colaboración con las comunidades del patrimonio cultural aliadas.

La comunidad archivística debe desarrollar un modelo conceptual que aborde los principios y las necesidades de los archiveros, refleje los principios básicos que sustentan la descripción archivística y responda a los desafíos que enfrenta actualmente la profesión. Los materiales de archivo no nacen como materiales culturales, sino que son resultado del desarrollo de las tareas desarrolladas por personas, familias o instituciones. La sucesión de los documentos de archivo generados por un productor proporcionan información de las actividades realizadas, reflejan el ambiente contexto en el que fueron creados y presentan conexiones entre ellos. La protección de estas características propias del documento de archivo es la labor del archivero.

Un resultado de este trabajo es el documento Hacia un Modelo Conceptual Internacional de Descripción Archivística: Un informe preliminar del Grupo de Expertos en Descripción Archivística del Consejo Internacional de Archivos (GUEGUEN, 2013).

En noviembre de 2013, EGAD celebra su primera reunión en Bruselas y establece tres líneas de trabajo principales:

  • La declaración de principios y vocabulario.
  • El modelo conceptual.
  • Una ontología expresada en OWL (W3C Lenguaje de Ontologías Web).

Se plantea que para 2016 se publicará el modelo conceptual archivístico definitivo como documento formal, incluyendo el texto y diagramas, así como la representación formal en OWL.

Para el desarrollo del modelo conceptual se partió del análisis de modelos preexistentes, uno de ellos el modelo español. En 2012, la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística había presentado el documento Modelo Conceptual de Descripción Archivística y Requisitos de Datos Básicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones (CNEDA, 2012) en el que desarrollaba la primera parte, referida a los distintos tipos de entidad, y la segunda, en la que se detallaban las relaciones que se establecían entre las entidades.

En el modelo CNEDA se establece una clara distinción entre las tres “dimensiones” en las que se basa el trabajo de los archiveros:

  • El “mundo real”, el mundo compartido por todos, que puede ser conceptualizado y entendido desde perspectivas múltiples, tanto formales como informales.
  • El “modelo conceptual del mundo real” basado en una perspectiva específica, la perspectiva archivística.
  • Las normas que especifican los requisitos de los datos de los sistemas que representan fenómenos del mundo real basadas en el modelo conceptual.

El modelo conceptual se basa en seis tipos de entidades. Estas entidades archivísticas existen de manera independiente en un sistema de descripción archivística, pero es a través de la interrelación que se establece entre ellas como se enriquece el sistema, proporcionando información de los documentos de archivo y del contexto de su creación, organización y custodia:

  • Los documentos de archivo, que constituyen el tipo principal de entidad de los sistemas de descripción archivística.
  • Los agentes, cuyas descripciones explican el contexto de los documentos de archivo (instituciones, personas, familias)
  • Las funciones, actividades, etc. llevadas a cabo por los agentes de archivo.
  • Las normas de cualquier clase que regulan las entidades incluidas en el modelo.
  • Los lugares relacionados de un modo u otro con los documentos de archivo.
  • Las materias, denominadas Concepto, Objeto o Acontecimiento relacionadas con los documentos de archivo.

Los requisitos de los datos de los sistemas:

  • Estructura de los datos: Elementos y subelementos; índice de frecuencia, si es único o repetible; si es obligatorio, opcional o condicionado.
  • Contenido de los datos: Tipos de datos a consignar, formalización de datos, fuentes de información a utilizar.
  • Salida de datos: Presentación en pantalla o en salida impresa la información introducida; codificación de la información almacenada en un sistema, desde un punto de vista estructural y semántico, a través de diferentes sistemas de metadatos (EAD, EAC, MARC21, Dublin Core, etc), para que pueda ser adecuadamente procesada en otro sistema de información.

A estos precedentes hay que añadir que en enero de 2016 la comisión española ha publicado el borrador de la Tercera Parte del Modelo Conceptual (CNEDA, 2016), destinada a la identificación de los atributos de los tipos de entidad: documentos de archivo, agentes, funciones; y de los atributos de las relaciones entre entidades.

Mercedes Jiménez Bolívar. 2016.


CNEDA: Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística. Modelo Conceptual de Descripción Archivística y Requisitos de Datos Básicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones.

Parte 1: Tipos de entidad. Parte 2: Relaciones. Ministerio de Educación, Cultura, y Deporte,  18-01-2012. http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDA_MCDA_P1_P2_20120618.pdf [Consulta: 4 de noviembre 2014].

– Parte 3: Atributos. Borrador de la CNEDA. Ministerio de Educación, Cultura, y Deporte, 15-01-2016. http://www.mecd.gob.es/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/cneda/documentacion/MCDA-P3–15-01-2016-_borradorIP/MCDA-P3%20%2815-01-2016%29_borradorIP.pdfP1_P2_20120618.pdf [Consulta: 1 de mayo 2016].

EGAD: The Expert Group on Archival Description [en línea]. http://www.ica.org/13799/the-experts-group-on-archival-description/about-the-egad.html [Consulta: 4 de noviembre 2014].

GUEGUEN, G.; MARQUES DA FONSECA, V.M.; PITTI, D.V.,SIBILLE DE GRIMOÜARD, C. “Hacia Un Modelo Conceptual Internacional de Descripción Archivística: Un informe preliminar del grupo de expertos en Descripción Archivística del Consejo Internacional de Archivos”. Métodos de información. MEI II Época, Vol. 4, nº, 7, 2013, p.155-172. http://www.metodosdeinformacion.es/mei/index.php/mei/article/viewFile/IIMEI4-N7-155172/789 [Consulta: 4 de noviembre 2014].

ICA: International Council Archives [en línea]. http://www.ica.org [Consulta: 4 de noviembre 2014].

ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias [en línea] / [Versión española de Elena Cortés Ruiz y Blanca Desantes Fernández]. 2ª ed. Consejo Internacional de Archivos, 2004. http://www.mcu.es/archivos/docs/isaar.pdf [Consulta: 4 de noviembre 2014].

ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística [en línea] / [versión española de Asunción de Navascués Benlloch; en colaboración con María Dolores Carnicer Arribas, Blanca Desantes Fernández y Guadalupe Moreno López]. 2ª ed. Estocolmo, Suecia: Consejo Internacional de Archivos, 1999. http://www.mcu.es/archivos/docs/isad.pdf [Consulta: 4 de noviembre 2014].

ISDIAH: Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo [en línea] / [Versión española de Blanca Desantes Fernández]. 1º ed. London, Reino Unido: Consejo Internacional de Archivos, 2008. http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDIAH_ESP.pdf [Consulta: 4 de noviembre 2014].

ISDF: Norma Internacional para la descripción de funciones [en línea] / [Traducción española del texto original en inglés elaborada por Beatriz Franco y Abelardo Santamaría]. 1º ed. Dresde, Alemania: Consejo Internacional de Archivos, 2007. http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/recursos-profesionales/normas-archivisticas/ISDF_ESP_definitiva.pdf [Consulta: 4 de noviembre 2014].

Noy, Natalya F. and Deborah L. McGuinness. Ontology Development 101: A Guide to Creating Your First Ontology [en línea]. Stanford: Stanford University. http://protege.stanford.edu/publications/ontology_development/ontology101.pdf [Consulta: 23 de mayo 2016]

Organización de archivos digitales

En el campo de la descripción archivística, el Consejo Internacional de Archivos, a través de su grupo EGAD, está desarrollando el Modelo Conceptual de Descripción Archivística en el que se integran todas las entidades archivísticas necesarias que afectan a la producción del documento y su contexto de creación y gestión.

En relación a la organización de los archivos, en el momento actual la organización de normalización ISO está desarrollando la serie de normas ISO-30000: un sistema de gestión documental digital que establece los requisitos que se deben cumplir desde que se inicia en el momento de la producción del documento hasta su archivo y conservación definitiva, migración, emulación o cualquier otra finalidad a la que deba ser destinado.

Hay una tercera línea de desarrollo: el tratamiento del documento electrónico en cuanto a soporte específico conlleva. Si el documento en papel precisaba de unos cuidados para garantizar la autenticidad, su validez y su conservación como documento de archivo, el documento en soporte digital también, teniendo presente que es su inmaterialidad lo que lo hace dependiente de un correcto trazado de la información en metadatos que precisa le acompañe.

Todas las líneas de actuación están muy relacionadas:

  • En primer lugar, se establece la relación de procesos que deben cumplimentarse.
  • En segundo lugar, se aporta metodología y uniformidad en cuanto la caracterización del documento, información de contexto y relación con el conjunto del que forma parte.
  • Por último, se incorpora el análisis que precisa la nueva tipología de documento sobre el que se está trabajando: el documento electrónico.

En la actualidad, se está dando prioridad al diseño de sistemas de gestión de documentos (SGD) en los que se garantice que los documentos de archivo digitales o digitalizados cumplen desde su nacimiento con las especificaciones necesarias para que puedan conservarse en el tiempo manteniendo sus características físicas y sus funciones.

La fotografía no escapa a ninguna de estas realidades. Estamos en un momento de proceso de avance y cambios en los modos de hacer en relación a la organización de los documentos de archivo. Hay que ir aplicando los procedimientos que se vayan consensuando e incorporando lo que la gestión digital nos vaya deparando, que no cabe duda va a ser mucho e interesante.

Mercedes Jiménez Bolívar. 2014.

Normas ISO-UNE Gestión Documental

En el año 2001 se redactan las primeras ISO de gestión de documentos: ISO 15489, parte 1 y 2, que se adoptaron como normas UNE en 2006 , que junto con el desarrollo de otras normas de buenas prácticas han puesto las bases para la construcción del Sistema de gestión para los documentos establecido en las Serie 30300:

  • UNE-ISO 15489-1:2006 Vigente

Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades.

  • UNE-ISO/TR 15489-2:2006 Vigente

Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 2: Directrices. (ISO/TR 15489-2:2001)

  • UNE-ISO 16175-1:2012 Vigente

Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para  documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 1: Generalidades y declaración de principios.

  • UNE-ISO 16175-2:2012 Vigente

Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.

  • UNE-ISO 16175-3:2012 Vigente

Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 3: Directrices y requisitos funcionales para documentos en los sistemas de la organización.

  • UNE-ISO 23081-1:2008 Vigente

Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios.

  • UNE-ISO 23081-2:2011 Vigente

Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales.

  • UNE-ISO/TR 23081-3:2012 IN Vigente

Información y documentación. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 3: Método de auto-evaluación.

  • UNE-ISO/TR 26122:2008 IN Vigente

Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.

  • UNE-ISO/TR 13028:2011 IN Vigente

Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos.

Otras normas de buenas prácticas en la gestión de documentos son:

  • UNE-ISO 15836:2011 Vigente

Información y documentación. Conjunto de elementos de metadatos Dublin Core. (ISO 15836:2009)

  • UNE-ISO 19005-1:2008 Vigente

Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).

  • UNE-ISO/TR 15801:2008 IN Vigente

Imagen electrónica. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad.

  • UNE-ISO/TR 18492:2008 IN Vigente

Conservación a largo plazo de la información basada en documentos.

  • UNE-ISO 13008:2013 Vigente

Información y documentación. Proceso de migración y conversión de documentos electrónicos.

  • UNE-ISO/TR 17068:2013 Vigente

Información y documentación. Repositorio de tercero de confianza para documentos electrónicos.

  • ISO 3166-1:2014

Códigos para la representación de los nombres de los países y sus subdivisiones. Parte 1: Códigos de los países. (ISO 3166-1:2013). (Ratificada por AENOR en octubre de 2014.)

  • UNE-ISO 5127:2010 Vigente

Información y documentación. Vocabulario

Serie 30300. Sistema de Gestión Documental

Las normas UNE-ISO 30300 y UNE-ISO 30301, adaptación realizada por la entidad de certificación española AENOR de las normas ISO, son aplicables en todo tipo de entidades y ofrecen pautas para establecer un Sistema de Gestión para los Documentos (SGD).

El objeto de la gestión de documentos es el documento como reflejo de las actividades de la organización. La gestión de documentos se basa en crear y gestionar documentos que sean fiables, auténticos, íntegros y disponibles en unas aplicaciones que a su vez sean fiables, seguras, conformes, exhaustivas y sistemáticas. El propósito de implementar un SGD es la gestión sistemática y verificable de los documentos como información acerca de las actividades de la organización.

UNE-ISO 30300:2011 (Vigente). Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario.

Es la norma introductoria de toda la serie. Define la terminología que se va a utilizar en el resto de las normas y presenta la justificación y enfoque de toda la serie. Los distintos términos han sido además agrupados en cuatro grandes apartados:

  • Los relacionados con la gestión.
  • Los relacionados con el sistema de gestión para los documentos. Que incluyen todos los términos que deben ser compartidos con el resto de los MSS normas de sistemas de gestión, y que tras el proceso de armonización acabarán siendo las definiciones comunes de todas ellas (ISO 9000, 14000, 27000, etc.)
  • Los relacionados con los documentos.
  • Los relacionados con los procesos de gestión documental. Se corresponden a las definiciones propias de los procesos de gestión documental en un lenguaje comprensible a los usuarios potenciales de la norma.

UNE-ISO 30301:2011 (Vigente). Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos.

Es la norma principal de la serie donde se establecen los requisitos para la implantación de un Sistema de gestión para los documentos (SGD), y sobre la que se realizarán las evaluaciones y posibles certificaciones. Todas la demás normas de la serie se referirán a esta norma principal.

La norma 30301 presenta tres anexos:

  • Anexo A. Normativo. Procesos y controles de gestión documental que se deben implementar.
  • Anexo B. Informativo. Interrelaciones entre las normas ISO9001,14001, 27001 y 30301.
  • Anexo C. Informativo. Lista de verificación para la autoevaluación. Hay 28 puntos de verificación y los caracteriza (adecuado; necesita mejora; no; próximamente; no aplica).

Están pendientes de desarrollo:

ISO 30302. Sistemas de gestión para los documentos. Guía para la implementación.

ISO 30303. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos para los organismos que rechazan la auditoría y la certificación.

ISO 30304. Sistemas de gestión para los documentos. Guía de evaluación.

La implantación de un SGD necesita del estudio del contexto de la organización (sección 4 de la ISO 30301). Una razón muy a tener muy en cuenta para que las organizaciones implanten la UNE-ISO 30301:2011 es que se trate de organizaciones que estén en el proceso de trasformación hacia un entorno digital, lo que requiera un replanteamiento de la gestión de la información y los documentos. La metodología de la ISO 30301 permite abordar este procesos con garantías de no estar “inventando la rueda” (BUSTELO, 2011). Todas las organizaciones pueden implantar un SGD.

Los requisitos para la implantación de un SGD. Creación:

A.1.1. Determinar que documentos, cuando y como deben ser creados y capturados en cada proceso de negocio.
A.1.2. Determinar la información sobre el contenido, contexto y control (metadatos) debe   incluirse en los documentos.
A.1.3. Decidir en qué forma y estructura se deben crear y capturar los documentos.
A.1.4. Determinar las tecnologías adecuadas para crear y capturar los documentos.

Control:

A.2.1. Determinar qué información de control (metadatos) debe crearse en los procesos de gestión de documentos y cómo se vinculará con los documentos y gestionara la lo largo del tiempo.
A.2.2. Establecer las reglas y condiciones para el uso de los documentos a lo largo del tiempo.
A.2.3. Mantener la disponibilidad de los documentos a lo largo del tiempo.
A.2.4. Establecer la disposición (eliminación a o traslado autorizados de los documentos).
A.2.5. Establecer las condiciones de administración y mantenimiento de las aplicación de gestión de documentos.

Procesos:

A.1.1.1. Determinar la necesidad de información.
A.1.1.2. Determinar los requisitos de creación, captura y gestión de documentos.
A.1.1.3. Crear documentos fiables.
A.1.1.4. Determinar la conservación.
A.1.1.5. Establecimiento de calendarios de conservación.
A.1.1.6. Determinar los métodos de captura de los documentos.
A.1.2.1. Identificar la información descriptiva y de contexto de los documentos.
A.1.2.2. Identificar el momento de la captura de la información contextual.
A.1.3.1. Identificar la información, forma y estructura de los documentos.
A.1.4.1. Seleccionar las tecnologías de creación y captura de documentos.
A.2.1.1. Registro de los documentos.
A.2.1.2. Clasificación de documentos.
A.2.1.3. Clasificación de documentos.
A.2.1.4. Identificación de la información descriptiva y de control de los documentos
A.2.1.5. Determinar y vincular el historial de eventos a los documentos.
A.2.1.6. Control de los documentos en la organización.
A.2.2.1. Desarrollar reglas de acceso
A.2.2.2. Implementar reglas de acceso
A.2.3.1. Mantener la integridad y la autenticidad.
A.2.3.2. Mantener la usabilidad.
A.2.3.3 Limitar las restricciones.
A.2.4.1. Implementar la disposición.
A.2.4.2. Autorizar la disposición.
A.2.4.3. Transferencia.
A.2.4.4. Trasferir.
A.2.4.5. Destruir.
A.2.4.6. Mantener la información sobre los documentos destruidos.
A.2.5.1. Identificar las aplicaciones de gestión de documentos.
A.2.5.2. Documentar las decisiones de implementación.
A.2.5.3. Acceder a las aplicaciones de gestión de documentos.
A.2.5.4. Asegurar la disponibilidad.
A.2.5.5. Garantizar la efectividad.
A.2.5.6. Garantizar la integridad.
A.2.5.7. Administrar los cambios.

Mercedes Jiménez Bolívar. 2014


BUSTELO RUESTA, Carlota. Serie ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos. Madrid: SEDIC, 2011. http://www.sedic.es/DT-n2-SEDIC-ISO30300.pdf [Consulta: 4 de noviembre 2014].

Fotografía y documento de archivo

Si al hacer una fotografía asumimos que estamos creando un documento de archivo, es porque entendemos que responde a la necesidad de obtener una evidencia de una actividad realizada para cumplir con una función encomendada a un productor.

Pongamos por ejemplo que un servicio de medios audiovisuales tiene encomendada la función de hacer fotografías de aquellos actos  que se realicen en la institución y para los que sean requeridos sus servicios. A su vez, hay un servicio de protocolo que tiene la misión de organizar los actos institucionales que se realicen en la institución. Se solicita un servicio y el fotógrafo en plantilla hace las fotografías, selecciona, procesa los máster en TIF y copia en el tamaño y formato de archivo solicitado, que envía al servicio de protocolo. Este servicio guarda, junto con la información del acto, las fotografías que ha recibido del servicio de audiovisuales. Si atendemos a la idea de documento de archivo, es evidente que el servicio que solicita las fotografías -protocolo- ha de adjuntar al expediente del acto las fotografías solicitadas. Cuando no existía el digital era una copia en papel lo que se adjuntaba, se nominaban y cerraba la carpeta. A su vez, el servicio de audiovisuales se encargaba de guardar los originales en soporte químico. Si se necesitaban otra vez, se volvían a solicitar. Es decir, en relación con las fotografías, siempre se ha planteado que podían volver a tener que hacerse copias con lo cual necesitaban que hubiera un servicio especializado que se encargara de ello.

Podríamos decir que este planteamiento sería el mismo tanto si las fotografías se le encargan a un servicio propio de la institución o a una empresa externa. En el segundo caso, estaría claro que esta otra empresa llevaría el registro de sus trabajos y crearía su propio archivo, en la que estarían los encargos recibidos de la institución junto con otros clientes. Si la institución necesitara copias, se los pediría. En este caso sería muy interesante plantear cómo solicitar, recoger y archivar las fotografías. A donde quiero llegar es a que cuando nos referimos a que el documento de archivo es un material que podríamos llamar “especial” es muy frecuente que se encargue a un tercero su producción. Se podría también argumentar que eso sucede con otras cosas como planos o cartelería, pero en el caso de la fotografía creo que se produce una diferencia y es que la fotografía no es en sí misma un producto final, como puede ser un cartel, sino que se han producido un número de originales de cámara que es importante guardar y obtener un master de calidad que, a lo mejor, no ha sido ni siquiera solicitado por el cliente. En el caso de que sea producción propia nos podríamos cuestionar también para qué hacer un máster si no nos lo han solicitado, y aquí llegaríamos a la esencia de la fotografía.

Retratamos un acto que no se va a volver a repetir y lo hacemos con dos visiones, responder al encargo concreto del cliente y a la función propia encomendada al servicio de audiovisuales: crear un archivo fotográfico que sea memoria visual de la institución. La producción fotográfica responde en sí misma una función determinada y la organización del acto protocolario a otra. En esta situación no tendríamos que pensar que se trata de un solo documento y dos productores sino que se generan dos unidades documentales distintas aunque respondan a la misma información icónica.

En ambos casos se guardará el mismo contenido icónico pero no tendrán las mismas características físicas: el productor de un archivo que sea memoria visual de una institución (custodio del archivo fotográfico), los originales, y el productor de actos protocolarios, junto a la información del acto, las fotografías en el formato que haya seleccionado.

 En conclusión:

  • Un servicio de audiovisuales de una organización debe plantearse la producción fotográfica global de la institución o, por lo menos, una selección anual de reportajes de actos protocolarios y actividades específicas, para que, con el paso del tiempo, se fuera construyendo una memoria visual fotográfica de la organización.
  • Cuando se trata de producción audiovisual es habitual que se creen archivos específicos, que en este caso podemos denominar archivos fotográficos, donde los documentos de archivo son en su mayoría sólo fotografías, formados por la sucesión de reportajes realizados a lo largo del tiempo para cada una de las funciones encomendadas. Con un sistema de estructura descriptiva y procedimientos de búsquedas diferente del que se haría en un archivo general. El usuario institucional sí pueda ser el mismo, pero un usuario investigador centrado en el contenido icónico precisará de un sistema de búsqueda y recuperación que no suele ser el planteado para archivos generales.

Mercedes Jiménez Bolívar. 2014

Normalización ISO gestión de las organizaciones

La organización internacional para la estandarización (ISO) inició el camino hacia la normalización de la gestión de las organizaciones en la última década del siglo XX, con el objetivo de aplicar buenas prácticas en la gestión de las organizaciones. Cualquier sistema de gestión de una organización persigue la consecución de las metas de la organización, estableciendo una política y unos objetivos, adoptando planes para conseguirlos y estableciendo un método de evaluación y mejora continua.

Dentro de las normas ISO que tratan sobre la gestión, existe un conjunto denominado MSS que proponen una metodología para gestionar las organizaciones:

  • Serie 9000: Sistema de gestión de la calidad.
  • Serie 14000: Sistema de gestión ambiental.
  • Serie 27000: Sistema de gestión de seguridad de la información
  • Serie 50000: Sistema de gestión de energía
  • Serie 30300: Sistema de gestión para los documentos.

Otras normas relacionadas son:

  • Serie 31000: Gestión del riesgo.
  • Serie 26000: Responsabilidad social de la organización en relación a la sociedad.

Aunque en todas las normas se recoge la necesidad de gestión de los documentos, en todas las organizaciones la creación y organización de documentos es parte integral de su actividad. No obstante, la serie de normas 30300 surge con la idea de establecer un sistema de gestión documental (SGD) que ayude a las organizaciones en la implantación de los otros sistemas de gestión. 

Haciendo un poco de historia, en el año 2001 se redactan las primeras ISO de gestión de documentos: ISO 15489, parte 1 y 2, que se adoptaron como normas UNE en 2006, que junto con el desarrollo de otras normas de buenas prácticas han puesto las bases para la construcción del Sistema de gestión para los documentos establecido en las Serie 30300.

Fotografía y análisis del contenido.

Rambla del Almanzora. Almería. Diciembre, 2004. Jiménez Bolívar, Mercedes

Rambla del Almanzora. Almería. Diciembre, 2004. Jiménez Bolívar, Mercedes

Cualquier metodología de análisis del contenido participa de la idea de que la objetividad en la interpretación no puede existir, porque todo acto de percepción está sujeto al tamiz que supone el modelo interpretativo del perceptor. El elemento clave de la interpretación es que sabemos que la significación es siempre histórica, elaborada por una sociedad y en una cultura determinada. Siguiendo a Roland Barthes, cuando analizamos una imagen, y para que este análisis tenga validez en el tiempo, tenemos que plantearnos que la imagen fotográfica tiene en sí misma su principal fuente de información. Nos centraríamos, en primer lugar, en describir lo que aparece en la fotografía (connotación perceptiva), describiendo la apariencia de los elementos representados. En segundo lugar, lo que eso significa (connotación cognitiva), teniendo siempre presente que la significación de la imagen será modificable y modificada en el transcurso de la historia a medida que vayan cambiando los juicios de valor, y los significados concretos que cada generación le vaya dando a los iconos representados (connotación ideológica) (BARTHES, 1989)

En 1993, Félix del Valle Gastaminza realiza un estudio pormenorizado del análisis documental de la fotografía. Propone un modelo lingüístico de análisis documental de la fotografía que comprenda lo que se visualiza en la fotografía (denotación), lo que sugiere la fotografía (connotación) y el valor del contexto en el que se produjo la realización de esa fotografía (GASTAMINZA, 1993). Otros modelos de análisis documental de la fotografía propuestos se explican en el “Manual de Documentación Fotográfica” y se recogen en la Conferencia Magistral leída en 2002 en México: “Dimensión documental de la Fotografía”. Hace especial hincapié en que “el modelo en sí no es suficiente y falta transformarlo en una estrategia de representación normalizada, tanto desde un punto de vista formal como lingüístico. Los resultados del proceso de análisis tienen que plasmarse en una ficha de representación en un determinado formato; los resultados más relacionados con el contenido, con la materia, tienen que procesarse en un lenguaje documental…”. En la idea de dar soluciones a esta problemática apunta el profesor Félix del Valle que: “en el momento actual, los depositarios de acervos fotográficos deben pensar en trabajar de forma cooperativa en la construcción de fototecas virtuales, que enlacen fondos dispersos y que permitan garantizar un acceso eficaz tanto para los profesionales de la documentación, como a investigadores o a todo tipo de usuarios finalesv”(GASTAMINZA, 2002).

En 2007, en el artículo “Estándares para descripción de fotografía”, presentado por Jesús Robledano en la Revista de Archivos de la Asociación de Archiveros Valencianos, profundiza en el conocimiento de los modelos descriptivos de documentos fotográficos. Incide en el hecho de que queda todavía por recorrer una parte del camino: casar las necesidades de análisis documental de la fotografía con las normas de descripción archivística aceptadas internacionalmente y con la recuperación en entornos automatizados a través de la Web (ROBLEDANO, 2007). El profesor Jesús Robledano dice textualmente que “el objetivo del análisis documental es, pues, alcanzar un sistema de representación que haga posible que las tareas de recuperación de la información contenida en el fondo documental se sitúen dentro de unos márgenes de eficiencia y eficacia válidos para los usuarios de ese fondo documental”. Esta información se completa con otro estudio en el que se trata de manera específica el análisis documental de un tipo de fondo concreto: la fotografía de prensa (ROBLEDANO, 2002).

Si bien una fotografía puede estar organizada perfectamente en un fondo y además acompañarse de información textual, en muchas ocasiones la fotografía tiene en sí misma su fuente principal de información. Extraer la información que contiene una fotografía ha de ser una labor intelectual, realizada por profesionales que sepan cómo se debe interrogar una fotografía y qué espera el usuario cuando realiza una búsqueda.
La posibilidad de acceder a la información textual contenida en los documentos se ha desarrollado hasta límites que no podíamos ni imaginar hace unos años con la aplicación de los sistemas OCR (reconocimiento óptico de caracteres) a documentos escaneados y por supuesto con la inclusión en bases de datos de documentos creados ya digitales. Sin embargo, la fotografía no aprovecha estas ventajas de la misma manera, ya que no tiene texto, y, en mi opinión, aunque la tecnología vaya progresando muchísimo, me parece muy complicado que se pueda conseguir averiguar de manera automática la identidad de una persona que aparece en una fotografía, o el tipo de vehículo, o la vestimenta. Probablemente este sea uno de los temas que necesita de una especificidad en la descripción archivística ya que, por sí misma, la fotografía tiene unas necesidades de análisis y de recuperación de información que no son iguales a la de otros tipos de fondos documentales.

Desde mi punto de vista el primer paso que tenemos que dar es decidir cuál ha de ser modelo de análisis documental y cómo se integra en una descripción archivística normalizada. En este sentido, un primer desarrollo podemos analizarlo en PARES: el Portal de Archivos Españoles. No cabe ninguna duda que la navegación por la estructura de los fondos es eficiente, pero la herramienta de búsqueda que actualmente se utiliza es muy poco operativa para la recuperación del contenido icónico en las fotografías. El sistema permite navegar cómodamente por la estructura de los fondos documentales, incluidos los fotográficos, pero dista de ser eficiente para el usuario que se acerca al sistema con una pretensión distinta como pueda ser localizar concretamente vistas de una ciudad. Si la indización es un proceso muy interesante para extraer los conceptos clave en la descripción de cualquier tipo de documentos de archivo, es fácil concluir que esta tarea es prácticamente imprescindible si lo que estamos describiendo son documentos en imagen.

Mercedes Jiménez Bolívar. 2014.

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