Organización de archivos digitales

En el campo de la descripción archivística, el Consejo Internacional de Archivos, a través de su grupo EGAD, está desarrollando el Modelo Conceptual de Descripción Archivística en el que se integran todas las entidades archivísticas necesarias que afectan a la producción del documento y su contexto de creación y gestión.

En relación a la organización de los archivos, en el momento actual la organización de normalización ISO está desarrollando la serie de normas ISO-30000: un sistema de gestión documental digital que establece los requisitos que se deben cumplir desde que se inicia en el momento de la producción del documento hasta su archivo y conservación definitiva, migración, emulación o cualquier otra finalidad a la que deba ser destinado.

Hay una tercera línea de desarrollo: el tratamiento del documento electrónico en cuanto a soporte específico conlleva. Si el documento en papel precisaba de unos cuidados para garantizar la autenticidad, su validez y su conservación como documento de archivo, el documento en soporte digital también, teniendo presente que es su inmaterialidad lo que lo hace dependiente de un correcto trazado de la información en metadatos que precisa le acompañe.

Todas las líneas de actuación están muy relacionadas:

  • En primer lugar, se establece la relación de procesos que deben cumplimentarse.
  • En segundo lugar, se aporta metodología y uniformidad en cuanto la caracterización del documento, información de contexto y relación con el conjunto del que forma parte.
  • Por último, se incorpora el análisis que precisa la nueva tipología de documento sobre el que se está trabajando: el documento electrónico.

En la actualidad, se está dando prioridad al diseño de sistemas de gestión de documentos (SGD) en los que se garantice que los documentos de archivo digitales o digitalizados cumplen desde su nacimiento con las especificaciones necesarias para que puedan conservarse en el tiempo manteniendo sus características físicas y sus funciones.

La fotografía no escapa a ninguna de estas realidades. Estamos en un momento de proceso de avance y cambios en los modos de hacer en relación a la organización de los documentos de archivo. Hay que ir aplicando los procedimientos que se vayan consensuando e incorporando lo que la gestión digital nos vaya deparando, que no cabe duda va a ser mucho e interesante.

Mercedes Jiménez Bolívar. 2014.

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