Organización de archivos digitales

Para la organización de archivos digitales hace falta un sistema de gestión documental. Este sistema establece los requisitos que se deben cumplir desde el momento de la producción del documento hasta su archivo y conservación definitiva, migración, emulación o cualquier otra finalidad a la que deba ser destinado. 

En la actualidad, se está dando prioridad al diseño de sistemas de gestión de documentos (SGD) que favorezca que los documentos digitales o digitalizados cumplan desde su nacimiento con las especificaciones necesarias para que puedan conservarse en el tiempo manteniendo sus características físicas y sus funciones.

Hay una línea transversal de desarrollo: el tratamiento del documento electrónico en cuanto a soporte específico conlleva. Si el documento en papel precisaba de unos cuidados para garantizar la autenticidad, su validez y su conservación como documento de archivo, también el documento en soporte digital necesita de unos cuidados que garanticen su conservación en el tiempo, teniendo presente que es su inmaterialidad lo que lo hace dependiente de un correcto trazado de la información en metadatos que precisa le acompañe.

En 2011 la serie de normas ISO-30300 establecen un sistema de gestión documental (SGD) para ayudar a las organizaciones en la implantación de los diferentes sistemas de gestión.

No obstante, la publicación de normas ISO-UNE de gestión documental se había iniciado en el año 2001 con la redacción de la primera norma: ISO 15489 -parte 1 y parte 2- de gestión de documentos.

La organización internacional para la estandarización (ISO) había inciado el camino hacia la normalización de la gestión de las organizaciones en la última década del siglo XX, con el objetivo de aplicar buenas prácticas en la gestión de las organizaciones. Cualquier sistema de gestión de una organización persigue la consecución de las metas de la organización, estableciendo una política y unos objetivos, adoptando planes para conseguirlos y estableciendo un método de evaluación y mejora continua.

En todas las normas se recoge la necesidad de gestión de los documentos, ya que en todas las organizaciones la creación y organización de documentos es parte integral de su actividad.

Lo que caracteriza a los documentos de archivo  es que no se crean como materiales culturales, sino que son resultado del desarrollo de las tareas desarrolladas por sus productores, sean personas, familias o instituciones. Los documentos de archivo generados por un productor reflejan el  contexto en el que fueron creados y presentan conexiones entre ellos.

Un sistema de descripción archivística es un sistema de información orientado al control intelectual de los documentos de archivo, tanto en lo que respecta a la descripción por parte del archivero, como en lo referente a la búsqueda y localización por el usuario de los documentos que sean de su interés.

El Consejo Internacional de Archivos (ICA), a través de su Grupo de Expertos en Descripción Archivística (EGAD), está desarrollando el Modelo Conceptual de Descripción Archivística en el que se integran todas las entidades archivísticas que afectan a la producción del documento y su contexto de creación y gestión.

La fotografía no escapa a ninguna de estas realidades. Estamos en un momento de proceso de avance y cambios en los modos de hacer en relación gestión documental y de los documentos de archivo. Hay que ir aplicando los procedimientos que se vayan consensuando e incorporando lo que la gestión digital nos vaya deparando, que no cabe duda va a ser mucho e interesante.

Mercedes Jiménez Bolívar.

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