Hacia un modelo conceptual de descripción archivística. ICA-EGAD / CNEDA

El 5 de mayo de 2017 la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA) ha presentado el documento definitivo sobre el MODELO CONCEPTUAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA ESPAÑOL NEDA-MC Modelo Conceptual de Descripción archivística: Entidades, Relaciones y Atributos.

Ahora toca analizarlo y ver como casa con el modelo del ICA.

Estoy contenta porque observaciones realizadas por mi sobre el borrador se han tenido en cuenta en la redacción definitiva del documento.

… No trabajamos en vano.

A finales de 2012, el Consejo Internacional de Archivos (ICA) crea el Grupo de Expertos en Descripción Archivística (EGAD) para la realización de un modelo conceptual de descripción archivística basado en las cuatro normas del ICA (ISAD, ISAAR, ISDF, ISDIAH).

El modelado conceptual es una técnica formal para la representación de los principales conceptos y relaciones en un ámbito dado de conocimiento. La EGAD tiene como mandato desarrollar un modelo de datos conceptual que identifique y defina los componentes esenciales de la descripción archivística y sus interrelaciones con el fin de promover el entendimiento internacional común, facilitar el desarrollo de la próxima generación de sistemas de archivo descriptivos, una mayor colaboración regional, nacional e internacional, y promover la colaboración con las comunidades del patrimonio cultural aliadas.

La comunidad archivística debe desarrollar un modelo conceptual que aborde los principios y las necesidades de los archiveros, refleje los principios básicos que sustentan la descripción archivística y responda a los desafíos que enfrenta actualmente la profesión. Los materiales de archivo no nacen como materiales culturales, sino que son resultado del desarrollo de las tareas desarrolladas por personas, familias o instituciones. La sucesión de los documentos de archivo generados por un productor proporcionan información de las actividades realizadas, reflejan el ambiente contexto en el que fueron creados y presentan conexiones entre ellos. La protección de estas características propias del documento de archivo -respeto al fondo y al orden original- es la labor del archivero.

El objetivo de la norma es reconciliar, integrar y basarse en las cuatro normas existentes: International Standard Archival Description (ISAD (G)); International Standard Archival Authority Record (Corporate Bodies, Persons and Families) (ISAAR (CPF)); International Standard for Describing Function (ISDF); y International Standard por Describing Institutions with Archival Holding (ISDIAH).

La EGAD, en el curso de su trabajo, ha tenido en cuenta las críticas de las prácticas actuales, los modelos conceptuales nacionales establecidos y emergentes, así como los modelos de las comunidades profesionales aliadas y las oportunidades que presentan las tecnologías de la comunicación nuevas y emergentes.

Uno de los modelos conceptuales analizados es el modelo español elaborado por la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA). En 2012 presenta el documento Modelo Conceptual de Descripción Archivística y Requisitos de Datos Básicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones (CNEDA, 2012) en el que desarrolla la primera parte, referida a los distintos tipos de entidad; y la segunda, en la que se detallan las relaciones entre las entidades.

En enero de 2016  el borrador de la Tercera Parte del Modelo Conceptual (CNEDA, 2016), destinada a la identificación de los atributos de los tipos de entidad: documentos de archivo, agentes, funciones; y de los atributos de las relaciones entre entidades.

Por su parte, la EGAD celebra su primera reunión en Bruselas en noviembre de 2013 y establece tres líneas de trabajo principales:

  • La declaración de principios y vocabulario.
  • El modelo conceptual.
  • Una ontología expresada en OWL (W3C Lenguaje de Ontologías Web).

Resultado de este trabajo es el documento Hacia un Modelo Conceptual Internacional de Descripción Archivística: Un informe preliminar del Grupo de Expertos en Descripción Archivística del Consejo Internacional de Archivos (GUEGUEN, 2013).

EGAD prevé un estándar de dos partes:

En septiembre de 2016 EGAD publica el documento: Record in Contexts, a Conceptual Model for Archival Description (RIC-CM). Consultation Draft (EGAD, 2016)

EGAD se ha centrado en describir el mundo desde una perspectiva archivística, es decir, una perspectiva situada en el mandato específico de los archivos y sujeta a los supuestos y principios fundamentales que rigen las actividades realizadas en cumplimiento del mandato: respeto al fondo y respeto al orden original.

RiC-CM aspira a reflejar las dos facetas del Principio de Procedencia, ya que tradicionalmente se han entendido y practicado, y al mismo tiempo reconocer una comprensión más expansiva y dinámica de la procedencia. Es este entendimiento más expansivo que se encarna en la palabra “Contextos”.

El RIC-CM tiene como objetivo permitir una descripción más completa, si siempre incompleta, de los contextos en los que emergen y existen los registros, de manera que se puedan obtener múltiples perspectivas y múltiples vías de acceso.

Las tecnologías gráficas han existido en diversas formas desde la década de 1960, aunque su uso no se generalizó hasta finales de 1990 cuando el W3C lanzó Resource Description Framework (RDF) ), un estándar para la representación de datos de gráficos. Las tecnologías de gráficos introducen la representación de datos como declaraciones, caracterizadas típicamente como sujeto-predicado-objeto, con cada declaración llamada “triple”. Mientras que XML soporta una forma específica de gráficos, la jerarquía (o “árbol”), tripes permite la representación ilimitada de redes de objetos de datos interconectados, así como objetos del mundo real (representados por datos)

RiC-CM tiene como objetivo acomodar las prácticas existentes de descripción y al mismo tiempo reconocer nuevos entendimientos y posicionar los archivos para aprovechar las oportunidades que presentan las tecnologías de comunicación nuevas y emergentes.

RiC-CM difiere conceptualmente y es mucho más complejo y detallado que las cuatro normas existentes de ICA. Se prevé que el dominio de la complejidad intelectual y tecnológica de RiC-CM por los administradores de archivos, archivistas y los desarrolladores de sistemas que apoyan su trabajo llevará tiempo. La transición del enfoque prevaleciente a la descripción de los registros (la descripción jerárquica única basada en fondos) a un enfoque más flexible, abierto, basado en gráficos o en red será gradual.

En septiembre de 2016, en el Congreso de la ACI en Seúl, Corea, tres representantes del EGAD ofrecieron una visión general y una introducción a RiC

El 5 de mayo de 2017 la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA) ha presentado el documento NEDA-MC Modelo Conceptual de Descripción archivística: Entidades, Relaciones y Atributos.

Ahora toca analizarlo, pero estoy contenta porque observaciones realizadas por mi sobre el borrador del documento se han tenido en cuenta en la redacción definitiva del documento.

El modelo conceptual español se basa en seis tipos de entidades:

  • Los documentos de archivo, que constituyen el tipo principal de entidad de los sistemas de descripción archivística.
  • Los agentes, cuyas descripciones explican el contexto de los documentos de archivo (instituciones, personas, familias)
  • Las funciones, actividades, etc. llevadas a cabo por los agentes de archivo.
  • Las normas de cualquier clase que regulan las entidades incluidas en el modelo.
  • Los lugares relacionados de un modo u otro con los documentos de archivo.
  • Las materias, denominadas Concepto, Objeto o Acontecimiento relacionadas con los documentos de archivo.

Estas entidades archivísticas existen de manera independiente en un sistema de descripción archivística, pero es a través de la interrelación que se establece entre ellas como se enriquece el sistema, proporcionando información de los documentos de archivo y del contexto de su creación, organización y custodia

Mercedes Jiménez Bolívar.

Publicado el 31-05-2015, actualizado en enero y septiembre de 2016, y el 6 de mayo de 2017.


Archivo fotográfico histórico de la Universidad de Málaga. Descripción de los fondos fotográficos históricos con ICA-ATOM basado en las cuatro normas del ICA (ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF, ISDIAH) [en linea]. http://archivocti.uma.es/weblog/2015/08/21/Descripcion-fondos-fotograficos/ [Consulta: 1 de mayo 2016].

CNEDA: Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística. Modelo Conceptual de Descripción Archivística y Requisitos de Datos Básicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones [en línea] .

Parte 1: Tipos de entidad. Parte 2: Relaciones. Ministerio de Educación, Cultura, y Deporte,  18-01-2012. http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDA_MCDA_P1_P2_20120618.pdf [Consulta: 4 de noviembre 2014].

– Parte 3: Atributos. Borrador de la CNEDA. Ministerio de Educación, Cultura, y Deporte, 15-01-2016. http://www.mecd.gob.es/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/cneda/documentacion/MCDA-P3–15-01-2016-_borradorIP/MCDA-P3%20%2815-01-2016%29_borradorIP.pdfP1_P2_20120618.pdf [Consulta: 1 de mayo 2016].

EGAD: The Expert Group on Archival Description [en línea]. http://www.ica.org/en/about-egad [Consulta: 3 de mayo 2017].

GUEGUEN, G.; MARQUES DA FONSECA, V.M.; PITTI, D.V.,SIBILLE DE GRIMOÜARD, C. “Hacia Un Modelo Conceptual Internacional de Descripción Archivística: Un informe preliminar del grupo de expertos en Descripción Archivística del Consejo Internacional de Archivos”. Métodos de información. MEI II Época, Vol. 4, nº, 7, 2013, p.155-172. http://www.metodosdeinformacion.es/mei/index.php/mei/article/viewFile/IIMEI4-N7-155172/789 [Consulta: 4 de noviembre 2014].

ICA: International Council Archives [en línea]. http://www.ica.org [Consulta: 4 de noviembre 2014].

ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias [en línea] / [Versión española de Elena Cortés Ruiz y Blanca Desantes Fernández]. 2ª ed. Consejo Internacional de Archivos, 2004. http://www.mcu.es/archivos/docs/isaar.pdf [Consulta: 4 de noviembre 2014].

ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística [en línea] / [versión española de Asunción de Navascués Benlloch; en colaboración con María Dolores Carnicer Arribas, Blanca Desantes Fernández y Guadalupe Moreno López]. 2ª ed. Estocolmo, Suecia: Consejo Internacional de Archivos, 1999. http://www.mcu.es/archivos/docs/isad.pdf [Consulta: 4 de noviembre 2014].

ISDIAH: Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo [en línea] / [Versión española de Blanca Desantes Fernández]. 1º ed. London, Reino Unido: Consejo Internacional de Archivos, 2008. http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDIAH_ESP.pdf [Consulta: 4 de noviembre 2014].

ISDF: Norma Internacional para la descripción de funciones [en línea] / [Traducción española del texto original en inglés elaborada por Beatriz Franco y Abelardo Santamaría]. 1º ed. Dresde, Alemania: Consejo Internacional de Archivos, 2007. http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/recursos-profesionales/normas-archivisticas/ISDF_ESP_definitiva.pdf [Consulta: 4 de noviembre 2014].

Noy, Natalya F. and Deborah L. McGuinness. Ontology Development 101: A Guide to Creating Your First Ontology [en línea]. Stanford: Stanford University. http://protege.stanford.edu/publications/ontology_development/ontology101.pdf [Consulta: 23 de mayo 2016]

 Pitti, Daniel; Stockting, Bill;  Clavaud, Florence. Records in Contexts (RiC). An Archival Description Draft Standard [en línea] / International Council on Archives (ICA). Experts Group on Archival Description (EGAD). Seoul: ICA Congress, Septiembre 2016.  http://www.ica.org/sites/default/files/session-7.8-ica-egad-ric-congress2016.pdf [Consulta: 3 de mayo 2017].

Record in Contexts (RIC). A Conceptual Model por Archival Description. International Council on Archives (ICA). Experts Group on Archival Description (EGAD). Septiembre, 2016. [en línea] http://www.ica.org/en/egad-ric-conceptual-model [Consulta: 3 de mayo 2017].

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