Organización de archivos. Cooperación internacional

Hasta el momento actual, son múltiples los esfuerzos que se vienen realizando en materia de cooperación nacional e internacional por organismos internacionales y nacionales: Consejo Internacional de Archivos (ICA), instituciones nacionales: Ministerio de Cultura, gobiernos autonómicos, archivos locales y profesionales de la documentación y de la información para conseguir que los fondos archivísticos entren de lleno en la nueva era en la que ya estamos inmersos de la sociedad del conocimiento. Si bien todas las sociedades se han basado en el conocimiento y fundamentalmente en la transmisión de este, ahora nos encontramos en un momento en que ha adquirido dimensiones globales.

Se han desarrollado herramientas basadas en las tecnologías de la información y la comunicación que permiten que los documentos que se atesoran en cualquier rincón del planeta puedan ponerse a disposición de una comunidad global de usuarios.

Sigue leyendo

Organización de archivos digitales

Para la organización de archivos digitales hace falta un sistema de gestión documental. Este sistema establece los requisitos que se deben cumplir desde el momento de la producción del documento hasta su archivo y conservación definitiva, migración, emulación o cualquier otra finalidad a la que deba ser destinado. 

En la actualidad, se está dando prioridad al diseño de sistemas de gestión de documentos (SGD) que favorezca que los documentos digitales o digitalizados cumplan desde su nacimiento con las especificaciones necesarias para que puedan conservarse en el tiempo manteniendo sus características físicas y sus funciones.

Hay una línea transversal de desarrollo: el tratamiento del documento electrónico en cuanto a soporte específico conlleva. Si el documento en papel precisaba de unos cuidados para garantizar la autenticidad, su validez y su conservación como documento de archivo, también el documento en soporte digital necesita de unos cuidados que garanticen su conservación en el tiempo, teniendo presente que es su inmaterialidad lo que lo hace dependiente de un correcto trazado de la información en metadatos que precisa le acompañe.

Sigue leyendo

Normas ISO-UNE Gestión Documental

En el año 2001 se redactan las primeras ISO de gestión de documentos: ISO 15489, parte 1 y 2, que se adoptaron como normas UNE en 2006 , que junto con el desarrollo de otras normas de buenas prácticas han puesto las bases para la construcción del Sistema de gestión para los documentos establecido en las Serie 30300.

Sigue leyendo

Serie 30300. Sistema de Gestión Documental

Las normas UNE-ISO 30300 y UNE-ISO 30301, adaptación realizada por la entidad de certificación española AENOR de las normas ISO, son aplicables en todo tipo de entidades y ofrecen pautas para establecer un Sistema de Gestión para los Documentos (SGD).

El objeto de la gestión de documentos es el documento como reflejo de las actividades de la organización. La gestión de documentos se basa en crear y gestionar documentos que sean fiables, auténticos, íntegros y disponibles en unas aplicaciones que a su vez sean fiables, seguras, conformes, exhaustivas y sistemáticas. El propósito de implementar un SGD es la gestión sistemática y verificable de los documentos como información acerca de las actividades de la organización.

Sigue leyendo

Fotografía y archivo. Planteamiento inicial

Si al hacer una fotografía obtenemos un documento de archivo, es porque la fotografía es un testimonio o evidencia de las actividades de la institución que la ha producido.

Pongamos el ejemplo de un servicio de medios audiovisuales que tiene encomendada la función de hacer fotografías de aquellos actos  que se realicen en la institución a la que pertenece y para los que sean requeridos sus servicios. A su vez, hay un servicio de protocolo que tiene la misión de organizar los actos institucionales que se realicen en la institución. Se solicita un servicio y el fotógrafo en plantilla hace las fotografías, selecciona, procesa los máster en TIF y copia en el tamaño y formato de archivo solicitado, que envía al servicio de protocolo. Este servicio guarda, junto con la información del acto, las fotografías que ha recibido del servicio de audiovisuales. Si atendemos a la idea de documento de archivo, es evidente que el servicio que solicita las fotografías -protocolo- ha de adjuntar al expediente del acto las fotografías solicitadas. Cuando no existía el digital era una copia en papel lo que se adjuntaba, se nominaban y cerraba la carpeta. A su vez, el servicio de audiovisuales se encargaba de guardar los originales en soporte químico. Si se necesitaban otra vez, se volvían a solicitar. Es decir, en relación con las fotografías, siempre se ha planteado que podían volver a tener que hacerse copias con lo cual necesitaban que hubiera un servicio especializado que se encargara de ello.

Sigue leyendo

Normalización ISO gestión de las organizaciones

La organización internacional para la estandarización (ISO) inició el camino hacia la normalización de la gestión de las organizaciones en la última década del siglo XX, con el objetivo de aplicar buenas prácticas en la gestión de las organizaciones. Cualquier sistema de gestión de una organización persigue la consecución de las metas de la organización, estableciendo una política y unos objetivos, adoptando planes para conseguirlos y estableciendo un método de evaluación y mejora continua.

Dentro de las normas ISO que tratan sobre la gestión, existe un conjunto denominado MSS que proponen una metodología para gestionar las organizaciones:

  • Serie 9000: Sistema de gestión de la calidad.
  • Serie 14000: Sistema de gestión ambiental.
  • Serie 27000: Sistema de gestión de seguridad de la información
  • Serie 50000: Sistema de gestión de energía
  • Serie 30300: Sistema de gestión para los documentos.

Sigue leyendo

Fotografía y análisis del contenido

Rambla del Almanzora. Almería. Diciembre, 2004. Jiménez Bolívar, Mercedes

Rambla del Almanzora. Almería. Diciembre, 2004. Jiménez Bolívar, Mercedes

Cualquier metodología de análisis del contenido participa de la idea de que la objetividad en la interpretación no puede existir, porque todo acto de percepción esta sujeto al tamiz que supone el modelo interpretativo del perceptor. El elemento clave de la interpretación es que sabemos que la significación es siempre histórica, elaborada por una sociedad y en una cultura determinada. Siguiendo a Roland Barthes, cuando analizamos una imagen, y para que este análisis tenga validez en el tiempo, tenemos que plantearnos que la imagen fotográfica tiene en si misma su principal fuente de información. Nos centraríamos, en primer lugar, en describir lo que aparece en la fotografía (connotación perceptiva), describiendo la apariencia de los elementos representados. En segundo lugar, lo que eso significa (connotación cognitiva), teniendo siempre presente que la significación de la imagen sera modificable y modificada en el transcurso de la historia a medida que vayan cambiando los juicios de valor, y los significados concretos que cada generación le vaya dando a los iconos representados (connotación ideológica) (BARTHES, 1989).

Sigue leyendo