Serie 30300. Sistema de Gestión Documental

Las normas UNE-ISO 30300 y UNE-ISO 30301, adaptación realizada por la entidad de certificación española AENOR de las normas ISO, son aplicables en todo tipo de entidades y ofrecen pautas para establecer un Sistema de Gestión para los Documentos (SGD).

El objeto de la gestión de documentos es el documento como reflejo de las actividades de la organización. La gestión de documentos se basa en crear y gestionar documentos que sean fiables, auténticos, íntegros y disponibles en unas aplicaciones que a su vez sean fiables, seguras, conformes, exhaustivas y sistemáticas. El propósito de implementar un SGD es la gestión sistemática y verificable de los documentos como información acerca de las actividades de la organización.

Fotografía y archivo. Planteamiento inicial

Si al hacer una fotografía obtenemos un documento de archivo, es porque la fotografía es un testimonio o evidencia de las actividades de la institución que la ha producido.

Pongamos el ejemplo de un servicio de medios audiovisuales que tiene encomendada la función de hacer fotografías de aquellos actos  que se realicen en la institución a la que pertenece y para los que sean requeridos sus servicios. A su vez, hay un servicio de protocolo que tiene la misión de organizar los actos institucionales que se realicen en la institución. Se solicita un servicio y el fotógrafo en plantilla hace las fotografías, selecciona, procesa los máster en TIF y copia en el tamaño y formato de archivo solicitado, que envía al servicio de protocolo. Este servicio guarda, junto con la información del acto, las fotografías que ha recibido del servicio de audiovisuales. Si atendemos a la idea de documento de archivo, es evidente que el servicio que solicita las fotografías -protocolo- ha de adjuntar al expediente del acto las fotografías solicitadas. Cuando no existía el digital era una copia en papel lo que se adjuntaba, se nominaban y cerraba la carpeta. A su vez, el servicio de audiovisuales se encargaba de guardar los originales en soporte químico. Si se necesitaban otra vez, se volvían a solicitar. Es decir, en relación con las fotografías, siempre se ha planteado que podían volver a tener que hacerse copias con lo cual necesitaban que hubiera un servicio especializado que se encargara de ello.

Normalización ISO gestión de las organizaciones

La organización internacional para la estandarización (ISO) inició el camino hacia la normalización de la gestión de las organizaciones en la última década del siglo XX, con el objetivo de aplicar buenas prácticas en la gestión de las organizaciones. Cualquier sistema de gestión de una organización persigue la consecución de las metas de la organización, estableciendo una política y unos objetivos, adoptando planes para conseguirlos y estableciendo un método de evaluación y mejora continua.

Dentro de las normas ISO que tratan sobre la gestión, existe un conjunto denominado MSS que proponen una metodología para gestionar las organizaciones:

• Serie 9000: Sistema de gestión de la calidad.
• Serie 14000: Sistema de gestión ambiental.
• Serie 27000: Sistema de gestión de seguridad de la información
• Serie 50000: Sistema de gestión de energía
• Serie 30300: Sistema de gestión para los documentos.

Fotografía y análisis del contenido

Rambla del Almanzora. Almería. Diciembre, 2004. Jiménez Bolívar, Mercedes

Cualquier metodología de análisis del contenido participa de la idea de que la objetividad en la interpretación no puede existir, porque todo acto de percepción esta sujeto al tamiz que supone el modelo interpretativo del perceptor. El elemento clave de la interpretación es que sabemos que la significación es siempre histórica, elaborada por una sociedad y en una cultura determinada. Siguiendo a Roland Barthes, cuando analizamos una imagen, y para que este análisis tenga validez en el tiempo, tenemos que plantearnos que la imagen fotográfica tiene en si misma su principal fuente de información. Nos centraríamos, en primer lugar, en describir lo que aparece en la fotografía (connotación perceptiva), describiendo la apariencia de los elementos representados. En segundo lugar, lo que eso significa (connotación cognitiva), teniendo siempre presente que la significación de la imagen sera modificable y modificada en el transcurso de la historia a medida que vayan cambiando los juicios de valor, y los significados concretos que cada generación le vaya dando a los iconos representados (connotación ideológica) (BARTHES, 1989).

Sistema de descripción archivística

Un sistema de descripción archivística es un sistema de información orientado al control intelectual de los documentos de archivo, tanto en lo que respecta a la descripción por parte del archivero, como en lo referente a la búsqueda y localización por el usuario de los documentos que sean de su interés.

El objetivo que persiguen las instituciones y profesionales a nivel internacional es que se normalice la descripción de los fondos de archivo de tal forma que se facilite el acceso a la información a cualquier usuario. La estandarización de los procesos de descripción, un modelo abierto a los potenciales de las nuevas tecnologías, la implementación de herramientas de búsqueda que inspeccionen una multiplicidad de archivos simultáneamente y la recuperación de documentos pertinentes en cada uno de ellos es la tendencia.

Fotografía y archivo digital

Teselas de un mosaico de los Palacios Nazaríes. Alcazaba de Málaga. 2009. Jiménez Bolívar, Mercedes

La producción fotográfica es hoy digital. Como resultado de la toma de imágenes se obtiene un documento electrónico que precisa de unos cuidados específicos desde el momento de su generación: fotografía y archivo digital.

La implementación del archivo digital es necesaria para asegurar la conservación y el acceso a estos nuevos documentos. Nos encontramos en un momento nuevo en la organización de los documentos fotográficos.

Se plantea un doble reto: la organización del archivo nacido en digital y del archivo constituido por las reproducciones digitales de las fotografías analógicas. Sin olvidarnos de que actualmente se siguen haciendo fotografías en soporte químico o de que las copias de los soportes digitales pueden ser en papel fotográfico.

Fotografía y documento de archivo

Alcalá la Real (Jaén, España). Noviembre, 2001. Jiménez Bolívar, Mercedes.

Fotografía y documento de archivo son dos términos que están estrechamente relacionados. Un documento de archivo es toda expresión que constituye un testimonio o evidencia de las actividades de la institución que lo produjo. Es una evidencia en tanto en cuanto tiene capacidad para transmitir información sobre los hechos que llevaron a su creación.

Lo que define a un documento de archivo es la identificación de la finalidad con que se hizo y del organismo productor. A su vez, los documentos están relacionados con otros de la misma especie, creados en el ejercicio de las mismas funciones, organizados en lo que en términos archivísticos se denominan series documentales.

Fotografía y significación

Aeropuerto de Málaga. Hacia 1950

El siglo XIX es la primera vez que se obtienen y se fijan imágenes directas del mundo real. Al analizar el nacimiento de la fotografía dentro de su época, observamos que la fotografía conquista desde el principio a la población.

Al retratarse, la gente de la época tuvo plena conciencia de que ellos iban a dejar un catálogo de cómo habían sido. Por primera vez en la historia de la humanidad, el ser humano iba a poder conocer los rostros de sus bisabuelos y tatarabuelos. Tuvo que ser un momento grandioso.

Al escrutar los detalles de una fotografía, observamos a personas que podemos conocer en su apariencia, cómo se vestían, el entorno que los rodeaba, lo que hacían en ese momento e incluso apreciamos elementos que se escaparon del ordenamiento a la hora de hacer la captura fotográfica.

Fotografía y memoria. Fuente de conocimiento histórico

La fotografía nos invita a una mirada reposada y nos cuenta una historia que tiene magia: nos habla de nosotros mismos y nos permite visualizarlo.

Si la lectura incita a imaginar cómo seríamos, la fotografía despierta la curiosidad y predispone favorablemente al análisis de la historia que se contempla. Esta historia contenida en las fotografías, en unos casos, asiente la historia textual y conocida, en otros la completa, en tanto que muestra sucesos, eventos y acontecimientos desapercibidos para la historia escrita; en ocasiones, la desmiente, porque proporciona datos visuales y dataciones temporales que difieren del referente escrito.

Si es cierto que en los entornos académicos se ha utilizado habitualmente la fotografía para ilustrar los trabajos, no lo es menos que la consideración de la fotografía como fuente de conocimiento histórico es muy reciente.

Según Berger, la cámara nos libra del peso de la memoria, pero es un Dios cínico, nos vigila como Dios y a la vez se olvida de lo que ha retratado.

Fotografía y reproductibilidad

La fotografía vino a resolver un problema que llevaba mucho tiempo planteado. La fotografía trajo la posibilidad de reproducir de una manera mecánica, sin el concurso de un dibujante, una imagen de la naturaleza.

Figura muy destacada en el proceso de investigación que dio lugar a la fotografía es Niepce. En mayo de 1816 consigue la primera reproducción de una imagen de la naturaleza: una toma desde su ventana.

Para ello, coloca en el interior de su cámara oscura una hoja de papel emulsionada con sales de plata y, tras exponerla a la luz, obtiene un negativo de la escena sobre el papel. Retira la hoja de papel de la cámara oscura y observa que, al seguir dándole la luz, continua el proceso de ennegrecimiento y la imagen desaparece por completo.

Intenta otro camino y se plantea inventar un método para obtener imágenes grabadas en un soporte a partir de la acción de la luz sobre los ácidos, pero no consigue llevarlo a feliz término. En este proceso invertirá varios años y estudiará distintas posibilidades.

Llega a la conclusión de que el camino correcto es utilizar compuestos químicos que sean capaces de interactuar con la luz para crear la imagen y, a su vez, puedan fijarla con carácter duradero.